Redução de custos nas empresas - Dicas práticas para economizar

Precisando cortar gastos e não sabe por onde começar? Confira as melhores e mais eficientes dicas para fazer a redução de custos da forma correta na sua empresa!

Com a crise econômica resultante dos efeitos da pandemia, causada pela COVID-19, muitas empresas tiveram que conter despesas em 2020.

O objetivo deste post é demonstrar que a redução de gastos nas empresas não precisa, necessariamente, envolver a dispensa de funcionários.

Algumas medidas alternativas foram tomadas pelo Governo brasileiro, a fim de manter os empregos das trabalhadores assalariados, no entanto, a pandemia é considerada em fato imprevisível, de forma que o corte de pessoal foi inevitável em alguns casos.

É importante destacar que demitir funcionários deve ser tratado como medida excepcional, por isso a seguir você vai descobrir a maneira mais eficiente de redução de custos nas empresas, sem a necessidade de reduzir o número de colaboradores.

Serão apresentadas 15 formas práticas de redução de gastos para a sua empresa, mas antes é interessante que você avalie sua empresa e tenha consciência das despesas, através dos dois passos expostos a seguir.

PASSO 1 – REALIZAR ANÁLISE PARA CORTES ESTRATÉGICOS

O corte de gastos deve ser estratégico.

O primeiro ponto é separar os departamentos da sua empresa. E esta é a hora que sempre nos deparamos com uma realidade: a empresa pode não ter desenhado seus departamentos da forma correta.

Os departamentos formam o corpo da empresa, cada qual exerce uma função para manter a máquina empresarial funcionando.

Por mais que você não tenha isso muito bem delineado, nada impede que o faça agora.

Anote quais são os departamentos, quantas pessoas trabalham em casa um deles e qual o principal recurso utilizado nele, por exemplo um software.

Feito isso, agora você terá uma visão ampla adequada para exercitar o PASSO 2.

PASSO 2 – CONHECER A SITUAÇÃO DA EMPRESA

Faça uma planilha financeira e anote todas as despesas da empresa. Todas, sem exceção.

Você pode separar por “DESPESAS FIXAS” e “DESPESAS VARIÁVEIS“, ou da forma que preferir. O importante é você saber exatamente qual o valor dos gastos mensais da sua empresa.

Na internet existem muitas planilhas gratuitas, experimente pesquisar por “Planilha Financeira para empresas” ou “Planilha Grátis para empresas”.

O site do SEBRAE, por exemplo, bate recorde em planilhas empresariais gratuitas!

Sugiro também que anote todos os pequenos gastos da empresa; aqueles do dia a dia, que são esquecidos, desconsiderados e, principalmente, subestimados.

São exemplos de gastos pequenos do dia a dia: café, guardanapo, utensílios, decoração, carregadores de celular, etc.

Uma boa dica para não esquecer de considerar as pequenas despesas é baixar um aplicativo de bloco de notas no celular, passando a limpo na planilha uma vez por semana.

Agora que você já estabeleceu o básico (departamentos e despesas), podemos partir para as dicas práticas!

DICAS PRÁTICAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS

1. CUIDADO COM A RENEGOCIAÇÃO DE DÍVIDAS

Deixei essa dica em primeiro lugar porque a principal atitude de pessoas endividadas é renegociar a dívida.

Seria irresponsabilidade não te alertar que quando ocorre uma renegociação o prazo prescricional de uma dívida zera e começa a contar novamente.

Isso significa que, juridicamente, a renegociação é uma nova dívida.

O artigo 206 do Código Civil é claro:

Art. 206. Prescreve: (…) § 5 o Em cinco anos: (…) I - a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular;

O acordo (ou renegociação) é um outro instrumento particular, portanto, inicia-se novamente o prazo para a credora cobrar a dívida.

Você pode entender melhor sobre isso no post “DICAS PARA NEGOCIAR DÍVIDAS DO CARTÃO DE CRÉDITO“

2. FAÇA AS COMPRAS DA EMPRESA SEPARADAMENTE ÀS COMPRAS DA CASA

Algumas pessoas possuem o hábito de não separar as compras da casa das compras da empresa. Sim, o hábito! É tão frequente que sequer se preocupam mais com isso.

A consequência é clara: desorganização. A desorganização é uma das maiores causadoras da fraqueza de empresas perante a crise.

É por isso que mesmo com a crise econômica muitas empresas sobreviveram e mantiveram-se abertas – outras até cresceram: se organizaram para imprevistos.

O que a crise tem a ver com alguém comprar o café para a empresa junto com o café da própria casa? Simples, a empresa terá mais uma despesa não computada, o que interfere diretamente na margem de lucro.

Suponhamos que todo mês sua empresa consuma 3 pacotes de café de 500g, no valor de R$13,00 cada. No final do ano ela terá uma despesa de R$468,00 não contabilizada.

Você pode estar pensando “Mas R$468,00 é pouco!” ou “É um valor irrisório, não faz diferença”. A intenção é demonstrar que o café é apenas UM dos exemplos, o mesmo pode acontecer com folhas, canetas, açúcar, copos descartáveis, carregadores telefônicos e todas as outras “pequenas despesas” que farão total diferença.

3. NÃO TENHA MAIS DE UM CARTÃO DE CRÉDITO PARA A EMPRESA

Outra dica é manter apenas um cartão para a sua empresa.

A maioria dos cartões de crédito fornecem um limite cada vez maior para quem efetua o pagamento dentro do prazo.

Para saber se o cartão de crédito da sua empresa realmente está sendo uma boa opção, você pode se fazer as seguintes perguntas:

Quantos cartões a empresa possui?
Está pagando com atraso?
Quanto a empresa pagou de tarifa, juros e multas relacionadas ao cartão de crédito nos primeiros 06 meses do ano?
As compras feitas no cartão possuíam desconto a vista?

É realmente plausível que uma empresa possua cartão de crédito, afinal, existem compras e assinaturas realizadas pela internet que só aceitam este tipo de pagamento.

No entanto, reveja a necessidade de possuir mais de um cartão. Geralmente, o limite autorizado pelo cartão é, de fato, compatível com a renda da empresa.

O cartão de crédito não fornece limite baseado nos gastos, e sim nos ganhos.

**4. UTILIZE CASHBACK E CUPONS DE DESCONTO**

Nem sempre é viável substituir um produto de qualidade por um produto inferior apenas por conta do preço.

Se você definiu o que realmente é importante na sua empresa e concluiu que determinado produto ou serviço não pode faltar, ainda que seja mais caro, busque alternativas para deixá-lo mais barato.

Essas alternativas envolvem cashback – ou seja, receber de volta uma porcentagem do valor pago – ou cupons, que fornecem descontos em produtos ou serviços.

São várias formas de encontrar tudo isso. Atualmente, existem aplicativos e sites que mostram cupons de descontos para você, como é o caso da Cuponeria, por exemplo.

Se trata de um portal que faz a ponte entre as empresas fornecedoras de produtos com desconto, e as pessoas que procuram por tal produto.

Outra forma de conseguir um valor menor no produto ou serviço pretendido é recebendo uma porcentagem de volta após a compra, chamado “Cashback“.

A maior e mais conhecida empresa de Cashback hoje é a MÉLIUZ. Nela você encontra as principais lojas do Brasil e do mundo.Além de também possuir vários cupons de desconto.

5. REAVALIE SEUS SOFTWARES

No “PASSO 1” você anotou os departamentos da sua empresa e os softwares usados em cada um, então agora é a hora de avaliar o custo-benefício deles.

Primeiramente, veja qual software não foi utilizado nos últimos 30 dias, depois nos últimos 15 dias e, por fim, na última semana.

Inclua em software também as revistas eletrônicas e assinaturas mensais, desta forma você fará um corte de gastos realmente preciso.

6. CUIDADO COM AS HORAS EXTRAS

Horas extras devem ser excepcionais. No regime normal, o trabalhador com vínculo empregatício, em regra, trabalha 8 horas por dia. Isso corresponde a mais de 30% de um dia.

Conforme a Consolidação das Leis Trabalhistas, a remuneração da hora extra será, pelo menos, 50% superior à da hora normal.

É perfeitamente justo que a remuneração seja superior, mas a sua demanda de produto/serviço exige mesmo a necessidade de manter funcionários trabalhando além da jornada normal?

Uma ótima dica para verificar a necessidade de horas extras é avaliar a qualidade do serviço através da organização.

Em outras palavras, se todos os colaboradores sabem exatamente o que irão fazer cada dia, o tempo será melhor aproveitado.

Para que todos saibam o que fazer, uma boa opção é orientar os colaboradores a possuir uma lista de tarefas diárias, afinal, a redução de custos está diretamente ligada ao aproveitamento do tempo.

7. ESCOLHENDO A CONTABILIDADE

A Contabilidade é um serviço importantíssimo para qualquer empresa, sendo assim, você deve avaliar se o serviço prestado está sendo condizente com o valor da mensalidade.

No post “COMO ESCOLHER UMA BOA EMPRESA DE CONTABILIDADE” você encontra dicas práticas pra verificar se o valor da sua contabilidade está de acordo com o faturamento da sua empresa.

8. PEÇA SUGESTÕES

Talvez falte algo nesta lista que um dos seus colabores saiba, basta você dar a oportunidade para que eles exponham a ideia.

Seja sincero(a) com seus funcionários e parceiros, exponha que não é desejo da empresa rescindir contratos e demitir funcionários, por isso qualquer sugestão sobre a redução de custos será bem-vinda e analisada.

9. NUNCA FAÇA SOMENTE UM ORÇAMENTO

Esta é uma dica importante não só para finanças empresariais, mas também para finanças pessoais.

Sempre que precisar de um produto, não compre no primeiro local que encontrar. Sempre que precisar de um serviço, não contrate o primeiro que lhe oferecer.

O preço não é o único fator a ser considerado, mas se o intuito é a redução de custos na empresa, o valor é um ponto extremamente importante.

10. REVEJA LUXOS

Luxo não é, necessariamente, ostentação. O luxo irá variar de pessoa para pessoa, e de empresa para empresa.

Quando temos problemas financeiros, devemos abaixar o padrão de vida. O mesmo ocorre com a empresa: Existe algo que você só mantém na empresa por vaidade?

Se a resposta for sim, pode ser que este item seja um gerador de despesas desnecessárias, então, por que não reavaliá-lo?

11. ESTAGIÁRIOS E FREELANCERS

Precisamos expor novamente: a intenção deste post é te dar alternativas que não envolvam a dispensa de funcionários.

Sendo assim, existem dois tipos de contratação que podem ser bastante proveitosas, caso sua empresa necessite de pessoal: estagiários e freelancers.

Os estagiários são regidos por um contrato particular, firmado nos termos da Lei 11.788/08 e demais atualizações legislativas vigentes.

O contrato de estágio pode contar com até 30 horas semanais e não possui vínculo empregatício.

ATENÇÃO: O estágio deve possuir relação direta com o trabalho intelectual, ou seja, não é permitido que o estagiário desempenhe funções profissionais que não agregam no aprendizado.

Por isso, ao contratar um estagiário, certifique-se de que o setor de serviço dele tem relação direta com o seu projeto pedagógico.

Outra opção viável é o freelancer, que pode ser contratado para realizar serviços específicos.

Existem sites que fazem a intermediação entre freelancers e contratantes, como 99Freelas, Workana e Vintepila, por exemplo.

12. ESTABELEÇA UM PRÓ-LABORE

Muitos empreendedores e empreendedoras deixam de calcular seu pró-labore acreditando que “se não tiver um salário, gastará menos e sobrará mais dinheiro para a empresa”.

Este pensamento é extremamente equivocado, porque muitos (muitos mesmo!) acabam gastando mais por não ter bem definido o seu salário.

É de extrema importância que todas as despesas – inclusive o salário dos sócios – estejam bem delineados para haver a redução de custos na empresa.

13. ATENÇÃO AO ESPAÇO FÍSICO

É muito importante avaliar se o espaço físico da sua empresa condiz com as atividades desempenhadas.

Na quarentena, muitos empregadores optaram por manter o home office como alternativa para, até mesmo, após o fim da pandemia.

É claro que existem contras no home office, mas muitas empresas se depararam com a diminuição significativa nos gastos com esta forma de trabalho.

Além disso, uma pesquisa realizada em maio de 2020 demonstrou que, desde o início da pandemia, 78% dos brasileiros se sentem mais produtivos trabalhando remotamente.

Não existe uma regra; cada empresa reagirá de uma forma diante de novas modalidades de desenvolvimento de atividades, portanto, vale avaliar se esta é a escolha certa para a sua empresa.

A atenção ao espaço físico não envolve apenas tamanho do espaço e forma de trabalho.

Cada despesa relativa ao espaço físico também poderá ser revisada, como o uso de papéis, o tipo de café, os descartáveis utilizados, etc.

No post “3 FORMAS DE SUBSTITUIR O PAPEL NA SUA EMPRESA” você encontra dicas de ferramentas tecnológicas que substituem o papel.

14. UTILIZAR UM BANCO DIGITAL

No “Passo 1” da redução de custos, você foi informado(a) que tarifas bancárias, juros, multas e afins serão incluídas nas despesas da empresa.

Os bancos digitais, em sua esmagadora maioria, possuem tarifas reduzidas e em alguns casos sequer cobram para efetuar operações como TED ou DOC.

Vou deixar a seguir um post que eu escrevi para a empresa TUTORIALTEC, que explica o Pix, tecnologia responsável por efetuar transferências e pagamentos gratuitos a qualquer horário do dia: PIX: O QUE É E COMO FUNCIONA.

É claro que o Pix irá ajudar na questão das transações bancárias, no entanto, existem inúmeros serviços que os bancos digitais disponibilizam gratuitamente e os bancos convencionais não.

15. VERIFIQUE SE O REGIME TRIBUTÁRIO É ADEQUADO

Esta dica foi deixada por último propositalmente, porque é comum empresas que não tiveram um planejamento tributário logo no início de seu funcionamento.

Na realidade, o essencial é que toda empresa possua um Planejamento Empresarial, um Planejamento Tributário e um Planejamento Financeiro.

O Planejamento Financeiro prepara empresas para crises e define metas, o Empresarial previne possíveis burocracias, e o Tributário demonstra o regime tributário mais vantajoso para ela.

Caso você não tenha feito o planejamento tributário da sua empresa no momento da abertura, é perfeitamente possível a reavaliação do regime tributário.

Embora o Simples Nacional seja o mais comum, existem outros fatores a se considerar.

Você pode entender melhor este assunto no post “COMO ECONOMIZAR NOS TRIBUTOS” e utilizar a reavaliação tributária na redução de custos da sua empresa.

DICA EXTRA – Planner de Organização Financeira

Seja qual for o seu objetivo (ganhar mais dinheiro, fazer renda extra, administrar melhor os seus gastos ou poupar mais), a organização é a sua principal aliada no momento de cumprir metas financeiras!

Eu aposto que você já tentou de tudo para organizar suas finanças: usar caderninho, fazer planilhas gigantes, baixou aplicativos… Mas nada adiantou, certo?

O que não te contam sobre a organização financeira, é que as ferramentas mais simples são as mais poderosas!

No Planner Financeiro abaixo, você vai encontrar tudo que você precisa para ter controle sobre seus gastos e investimentos, de forma simples e eficaz!