Como escolher a melhor contabilidade para um negócio digital

Não faz sentido um(a) empreendedor(a) digital contratar uma contabilidade ultrapassada.

As novas profissões estão surgindo e a sua contabilidade deve estar atenta às inovações tecnológicas. Por isso, neste post eu vou te mostrar algumas dicas práticas para escolher um escritório de contabilidade que atenda ao seu perfil.

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DICA N° 1. VEJA SE A EMPRESA DE CONTABILIDADE ATENDE O SEU NICHO

Se você é empreendedor ou empreendedora digital e já possui uma empresa formalizada, veja se a contabilidade atende o seu nicho.

Não esteja satisfeito(a) no caso da contabilidade “abrir uma exceção” para você ou atender todos os nichos, sem nenhum tipo de filtro.

Sem dúvidas você já sabe que não ter um foco ou um público definido é o motivo de falência de muitas empresas.

Um escritório com um tipo específico de clientes vai dar mais atenção às novidades, inovações contábeis e atualizações legais referentes aos seus clientes.

Quando tiver uma nova legislação municipal que beneficia sua empresa, por exemplo, você vai saber em primeira mão.

DICA N° 2. VEJA SE O ESCRITÓRIO COBRA POR NOTA FISCAL

Existem escritórios de contabilidade que firmam contrato com limite de emissão de nota fiscal.

Por exemplo: a contabilidade emitirá até 3 notas mensais em nome da sua empresa, mas a partir desse número, será cobrado o valor de R$30,00 por nota.

É uma prática bastante comum no ramo contábil e isso pode beneficiar alguns clientes, ao mesmo tempo que pode não ser viável para outros.

O ideal é que você faça uma média do número de notas que sua empresa emite por mês e, ao final, calcule se vale a pena a transação.

É claro que o valor do serviço de emissão da nota varia de escritório para escritório.

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DICA N° 3. VERIFIQUE A MODERNIDADE DA CONTABILIDADE

Este é um ponto importante: não estou me referindo ao espaço físico do escritório de contabilidade, e sim aos sistemas.

Não faz sentido você, como empreendedor digital, contratar um serviço que não envolva tecnologia.

Já pensou você precisar ir até o escritório seu contador – ou contadora – para resolver um assunto qualquer?

Para descobrir se o escritório de contabilidade é adepto das novas tecnologias, verifique os seguintes pontos:

I. Quais são as formas de comunicação entre o cliente e o escritório?

Se for apenas telefone, você saberá que o escritório não conta com tecnologia para atendimento ao cliente.

Se for telefone e e-mail, o escritório está no formato comum, pouco tecnológico. Dependerá, ainda, se os e-mails são respondidos rapidamente. Afinal, não é viável fazer uma ligação para avisar que enviou um e-mail, certo?

Se envolver atendimento por aplicativo de mensagens, já será um grande diferencial. Pode ser o WhatsApp Business ou, até mesmo, um aplicativo próprio do escritório. Ferramentas que facilitam a comunicação entre o cliente e o escritório te poupará MUITO tempo no dia a dia, acredite.

II. Qual é a forma de armazenamento dos arquivos dos clientes?

O escritório de contabilidade deve manter o armazenamento de toda documentação das empresas de seus clientes.

Já sabemos que armazenar documentos fora da nuvem ou em papel não são alternativas seguras.

DICA N° 4. ESTEJA ATENTO AOS HONORÁRIOS PARA EMPRESAS DO LUCRO REAL

Uma empresa possui a possibilidade de escolher seu regime tributário, e existem 3 regimes principais: Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional.

O regime tributário do Lucro Real é o mais complexo para as questões contábeis.

Isso acontece porque a contabilidade deve saber o valor exato do lucro da empresa para, assim, calcular o valor dos tributos a pagar.

Sendo assim, se sua empresa possui como regime tributário o Lucro Real e o escritório de contabilidade cobrou um valor muito baixo de honorários, saiba que essa é uma prática incomum.

OBRIGAÇÕES DA EMPRESA DE CONTABILIDADE

Agora que você já sabe como escolher uma boa contabilidade, veja as principais obrigações do(a) contador(a).

A empresa de contabilidade ou o contador/contadora tem como função gerir as obrigações contábeis de outrem.

Essa gestão envolve alguns processos, os mais comuns são:

1 – Enviar informações da pessoa jurídica para os órgãos oficiais do Governo. Por exemplo: IRPJ, DASN, escrituração contábil digital, relação anual de informações sociais, etc.

2- Enviar mensalmente um balancete de verificação de contas, caso seja solicitado.

3 – Entregar originais ou cópias dos documentos em posse do escritório.

4 – Emitir guias de pagamento de impostos corretamente e dentro do prazo.

Esses são apenas alguns exemplos de obrigações do escritório de contabilidade, mas tudo dependerá do Contrato de Prestação de Serviços Contábeis, por isso leia atentamente o contrato antes da contratação.

Existem serviços específicos que, em regra, não são incluídos nos honorários contábeis, como por exemplo a consultoria tributária.

Uma consultoria tributária, resumidamente, demonstra o melhor regime tributário para a sua empresa.

A consequência disso é a redução da carga tributária, ou seja, pagar menos tributos!

Uma consultoria tributária é útil para empresas ainda não formalizadas ou empresas que desejam modificar seu regime tributário.

Caso você não possua recursos suficientes ou não queira realizar uma consultoria profissional, uma opção bastante prática é o uso de simuladores digitais.

Um simulador tributário, basicamente, compara o valor dos tributos em cada regime tributário, de acordo com as informações que você fornece (como faturamento, número de sócios, número de funcionários, etc).

Descobrir o melhor regime tributário para a sua empresa pode fazer com que ela pague menos tributos. Portanto, veja uma consultoria ou o simulador como investimentos vantajosos.

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