Organizar as finanças pode ser uma tarefa cansativa e trabalhosa, mas é indispensável para manter sua empresa funcionando e gerando lucro. Neste artigo, veja 4 formas de administrar o dinheiro de uma empresa e as vantagens e desvantagens de cada método.
A seguir, você vai descobrir como organizar as finanças da sua empresa, através de 5 métodos diferentes, com as vantagens e desvantagens de cada um deles.
Algumas formas serão mais voltadas para guardar dinheiro, enquanto outras serão focadas na organização financeira. Veja onde organizar as finanças e a melhor maneira de cuidar das contas da sua empresa.
Este post é voltado para pessoas que tem um empreendimento, independente de já possuírem um CNPJ. Porém, se a sua dificuldade envolve dívidas, vou deixar uma lista de artigos que podem te ajudar a sair do vermelho:
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As alternativas abaixo tem o objetivo de oferecer sugestões baratas para o controle financeiro de uma micro ou pequena empresa ou negócios iniciantes. Para médias ou grandes empresas, a solução ideal é a admissão de um setor especializado juntamente com a contratação de softwares de gestão.
1. Aplicativos para organizar as finanças
Por onde começar a planejar as finanças de uma empresa? Os aplicativos podem ser uma boa solução para cuidar organizar o dinheiro. Existem muitos aplicativos gratuitos de finanças, além daqueles em que você mesmo pode organizar suas contas.
O primeiro passo para ter uma empresa organizada é separar pessoa física de pessoa jurídica, e isso inclui as contas bancárias e aplicativos relacionados a cada uma. Sendo assim, os aplicativos indicados abaixo serão para uso da sua empresa.
Guiabolso
O app Guiabolso cria uma conexão entre as suas contas bancárias e cartões cadastrados para fazer um backup automático das informações. É uma excelente forma de fazer a gestão das contas e organizar o dinheiro da empresa.
Wallet
O Wallet é um aplicativo que funciona como uma carteira virtual, no qual você pode cadastrar manual ou automaticamente seus cartões, contas bancárias, empréstimos, dívidas, despesas, etc.
Trello
O Trello não é um aplicativo voltado para finanças. Na realidade, ele é uma ferramenta de gestão de projetos, mas nada impede que um dos seus projetos seja financeiro.
No Trello você pode anexar seus comprovantes de pagamento, fazer comentários, criar checklists, entre outras funções.
APRENDA A USAR O TRELLO AQUI.
Como todos os métodos de organizar dinheiro, aplicativos desse tipo possuem vantagens e desvantagens:
| VANTAGENS | DESVANTAGENS |
| Facilidade Se você baixar um aplicativo com função automática de conexão de dados, as informações da conta bancária (como pagamentos e transferências) serão feitas automaticamente, o que pode gerar economia de tempo. | Tempo gasto para inserção de dados Para aqueles que não estão acostumados com a tecnologia, mexer em aplicativos pode levar tempo, pois possuem muitas funções, principalmente se você optar por inserir os dados de forma manual. |
| Aplicativo gratuito Na maioria dos aplicativos de finanças as funções principais são gratuitas. | Preocupação com a segurança Embora existam políticas de privacidade e proteção de dados, existem pessoas que não se sentem confortáveis com suas informações bancárias e financeiras expostas em um aplicativo. |
| Disponíveis para Android e iOS Todos os aplicativos de finanças citados estão disponíveis tanto no Google Play quanto na Apple Store. |
2. Organizar finanças no Excel
Outra forma de organizar o dinheiro de uma empresa é por meio de uma planilha no Excel.
O Excel possui inúmeras fórmulas que permitem calcular automaticamente as receitas e despesas da empresa, mas também é possível introduzir os dados de forma manual e fazer os cálculos na calculadora.
Se você prefere uma opção automatizada, o blog da Rico sempre disponibiliza esse tipo de planilha, vale a pena explorar o blog e baixar as planilhas.
Além disso, existem inúmeros tutoriais no Youtube ensinando a confeccionar planilhas no Excel, basta ter persistência e paciência para aprender e investir tempo na sua empresa.
| VANTAGENS | DESVANTAGENS |
| Cálculos automáticos Quando usado corretamente, o Excel calcula os lançamentos feitos na planilha financeira. | Solução trabalhosa Se decidir confeccionar a planilha do zero, saiba que será necessário investir tempo para isso. |
| Salvo na nuvem Utilizando o Google Drive você pode salvar qualquer planilha do Excel na nuvem, de forma que não correrá o risco de perdê-la, caso perca seu computador ou celular. | Despersonalizada Caso decida usar uma planilha pronta de finanças, terá o trabalho inserir as informações e ajustar a planilha à sua realidade (exemplo: na planilha pronta pode constar “aluguel” como uma despesa, mas sua empresa não possui aluguel algum a ser pago). |
3. Planejamento Empresarial e Financeiro
Fazer um planejamento empresarial e financeiro é uma alternativa excelente para quem tem pressa em organizar o dinheiro da empresa. Existem duas formas principais de fazer esse tipo de planejamento: através da contratação de um profissional ou através de uma planilha inteligente.
Diferente das planilhas do Excel citadas no item “2”, as planilhas inteligentes são feitas exclusivamente para empresas, com dados relativos às despesas, entradas e cálculos próprios de um empreendimento.
Esse também é o método ideal para quem possui loja, já que a maioria das planilhas inteligentes possuem fluxo de caixa.
O Planejamento Empresarial que eu sempre indico aqui no blog é o da Onside Corporation, por inúmeros motivos, mas principalmente por ter um layout limpo e ser completo, não se limitando às “entradas x saídas” da empresa. Veja você mesmo(a):
| VANTAGENS | DESVANTAGENS |
| Gestão empresarial completa A maior vantagem do planejamento empresarial e financeiro feito através de planilhas inteligentes, sem dúvidas, é o fato de concentrar tudo em uma só plataforma. Sendo assim, você não precisa se preocupar em usar uma plataforma para fluxo de caixa, outra para vendas realizadas, outra para relatórios e métricas, etc. | Não possui versão gratuita O planejamento é pago, porém na página de vendas você encontra uma vídeo explicativo mostrando o funcionamento da planilha, além de possuir uma garantia de 7 dias de satisfação no produto. |
| Planilha intuitiva Além de possuir uma forma limpa de apresentação e fácil de mexer, a planilha apresenta um vídeo tutorial de como o empresário pode organizar as finanças. | |
| Personalizada Planilhas inteligentes de gestão são feitas sob medidas para empresas, levando em consideração não apenas o setor financeiro. Sendo assim, é própria para pessoas jurídicas e o empresário pode inserir manualmente os dados da empresa. | |
| Acesso de vários computadores Se a sua empresa conta com uma equipe, essa é uma vantagem extra que leva em consideração a necessidade de haver o acesso à planilha por mais de um dispositivo. |
CONHECER O PLANEJAMENTO DE GESTÃO EMPRESARIAL
4. Planejamento para juntar dinheiro
Se a sua maior dificuldade na empresa não é a organização das despesas, e sim poupar dinheiro, essa é a opção ideal.
Muitos empresários possuem suas finanças em dia, mas tem a sensação de que não conseguem poupar o lucro da empresa de forma consistente. Pensando nisso, abaixo você vai ver uma lista de sugestões de como juntar dinheiro através das metas.
No artigo “Como definir e cumprir suas metas em 3 passos” você encontra um tutorial para tirar metas pessoais e profissionais do papel; você pode usar esse tutorial também nas metas financeiras. No entanto, o objetivo aqui é treinar a sua mente para juntar dinheiro sem doer no bolso!
A melhor forma de fazer isso é juntando dinheiro por semana ou por dia.
Já reparou que a maioria das pessoas não tem dificuldade em gastar 10,00 por dia em um salgado com refrigerante, mas se pedíssemos para elas separarem R$300,00 por mês, para gastar na lanchonete, isso pareceria um absurdo?
Isso acontece porque nossa mente se concentra melhor naquilo que desperta interesse genuíno. O que te atrairia mais a sua atenção agora: R$10,00 ou R$300,00?
Sendo assim, guardar uma grande quantia por mês pode nos dar a sensação de miséria, fazendo com que nossa mente acredite que aquele dinheiro fará muita falta. Porém, juntar pouco, porém com mais frequência, tira a importância da situação, e nos faz poupar dinheiro mais fácil.
Abaixo você vai encontrar 2 exemplos de formas de juntar dinheiro através de metas, todos em tamanho de Folha A4, prontos para a impressão.
Se você tem interesse em poupar um valor menor ou deseja ver outras formas de juntar dinheiro, sugiro que leia “Poupar e Investir: 5 Passos para juntar dinheiro de forma eficiente“.
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